為跨國藥廠賽諾菲建立24小時全天候翻譯系統

• 每天都需於24小時內翻譯並繳交50份CIOMS的報告。這家藥廠巨頭需要在短時間內取得CIOMS報告的翻譯。原稿遞交的時間都不固定，不管在上班時間何時收到稿件都需在一天內繳回，客戶需要全天候、高規格、高效率的翻譯及協助。
• 需建立工作流暢、可靠的專案團隊，因為專案要在短時間內遞交，且收到原稿的時間都不固定。要找到一群可負責本專案中每份文稿的譯者群相當困難。曾經甚至在未收到事前通知的情況下於一天內翻譯超過100份的文稿。
• 運用強大的專案管理系統：專案團隊需保證客戶每項複雜的要求都有滿足到。收到稿件時要先檢查這份文稿為原始報告還是經修正過的。修改好的報告只需翻譯新添加的部分，每份修改過的報告都要跟原始報告比對，並標出我們更新的部分。

• 指派30位專門處理該項目的專家翻譯：我們選擇了30位出色的譯者來專門經手該專案。只挑選有翻譯醫學案例報告經驗的醫藥專家。如果這30位譯者因故無法工作，我們還指定了一些譯者進行支援。為了實現24小時交付的承諾並盡可能隨時協助客戶，翻譯師必須在不同時區。優譯堂擁有登錄650名譯者的龐大資料庫，因此可以安排大量譯者來支援該專案。
• 建立自動化工作流程：有鑑於該專案有大量文稿來回以及其它一些特色，我們瞭解到一般的工作流程不適用本專案。因此迅速建立了客戶專用的自動化工作流程系統，以滿足他們的要求。由於一切都是自動化的，因此最大限度地減少了從收到原稿到開始翻譯之間的時間。客戶無需先聯繫客服，再讓專案管理團隊將文件分派給翻譯師。客製化的工作流程可解決所有問題。客戶可透過「Mypage」來查看現在的進度。
• 實施內部品質檢查：我們為該專案啟用「生產及校閱」（maker and checker）的概念，以確保在時間壓力下不會遺漏任何東西。專案管理團隊會檢查過程中每個步驟，確保所有任務都按計劃進行。為分辨初稿及修正後的稿件，團隊和翻譯師都會檢查文件，來確保只翻譯更新的部分。
• 及時迅速的溝通系統：鑑於時間的急迫性和我們給顧客的承諾，翻譯流程中的各方都迅速有效地互動是非常關鍵的，才不會浪費寶貴的時間。我們專有的通信平台UlatusCommunicate完美地發揮了作用，讓所有遠端工作的人員可以組織起來，變成一個高效的團隊，提供最好的服務。
• 每週召開一次品質審查會議來提高客戶滿意度：我們必須準確地遵照客戶提供的大量藥品名來翻譯。為確保英語翻譯遵循準確的術語，翻譯後我們會將它寄發給英語母語編修師做品質把關。我們在日本的銷售團隊每週都會拜訪客戶，以獲取品質反饋，並分享給專案經理。秉承日新又新的改善（かいぜん）價值，我們將所有客戶反饋都納入考量以求精進，每天都在短時間內提供最優質的翻譯。

• 達成了高速又準確的翻譯
• 持續地於每天交付約50份CIOMS表格（單日最多達136份），每份報告都需於24小時內寄回

長達一年的時間中，每天我們都成功地於24小時內將文件從日語翻譯為英語寄回。優譯堂的時間管控、嚴守截稿時間及高品質的翻譯皆給客戶留下了深刻的印象。