翻譯文件時，有兩個再強調也不過份的重點：
- 閱讀翻譯後的文件能夠像是閱讀原始語言的文件一樣流暢，如果閱讀起來還是像被翻譯過的文件，那麼你的譯者可能不是百分百盡力了。
- 你的文件要能夠被輕鬆流暢的閱讀，不僅僅是文字要流暢通順，文件的呈現也很重要，否則沒有人會花時間認真閱讀。
當文件的原始文檔交給翻譯人員時，所有的文字、圖形、圖表都有一定的排版，文字對齊、且頁面安排合宜，然而語言和語言之間的轉換，幾乎沒有不改變文件長度的情況，原本的一個字可能要被翻譯成詞組，而原本的詞組可能變成兩句話的解釋，根據語言配對組的不同，翻譯後文件長度最多可能增長60%，顯然原始文件最初的排版是不可能保持的了，而圖表的變化也可能比預期的大，這在論文翻譯中尤其重要。
特殊格式翻譯時的注意事項
當文件多半是文字時，格式的調整還相對簡單一些，一旦學術論文等文件中包含了表格、圖表、圖形，調整的過程頓時就複雜了起來，當字數增長或縮短時，在圖表和圖形中的比例也會變化，甚至會面臨本該在同一頁面中的文字和圖表，卻因為文字長度的變化而需要做出調整。
正因為如此，若是知道目標語言翻譯過程字數會增加，那麼適當的為頁面留白會是一個最終節省格式排版時間的好方法，反之，若是目標語言有縮短字數的可能，則需要注意保持頁面的充實度。
圖表和表格：當其中有嵌入文字時，最常出現的問題是沒有足夠的空間來排版翻譯後的文字。尤其是學術論文中通常都有大量的圖表和表格，這會造成論文翻譯過程中大量時間和翻譯費用的增加，最好的方式是在創造原始文件時，就盡可能的保留足夠空間來應對文字增長的情況，排版緊湊壓縮的表格，往往最終需要全部從來進行格式編排。
圖像和圖片：當圖片中有文字時，翻譯過程中也會出現與圖表和表格類似的情況。更可能會造成譯者編譯圖片的問題，因為大多數圖片中的文字不像是表格中的文字可以直接修改，還牽扯到圖片本身的檔案格式問題等等。最好的情況是盡可能確保圖片中的文字是可以與圖片分開編輯的，期刊投稿用的論文稿件，更要依照期刊作者指南編輯排版，更要留意。
目標語言從右至左閱讀： 這又是完全不同的困難挑戰了。此類語言包括阿拉伯語、波斯語、烏爾都語等，不僅是從右至左的頁面排版，書籍的始末頁面也與大多數文化中的方向相反，對我們來說像是從後向前閱讀，這將使得格式的轉換變成更為複雜的問題，並且還因為這類語言都不是使用拉丁字母，而是使用需要更多垂直空間的字符系統，這也會從根本上改變文件排版的方式。
克服翻譯文件排版的問題
若是文件的排版、外觀、文字的翻譯準確度都不是絕對重要時，機器翻譯就足以完成任務，但在專業領域、官方文件、學術論文翻譯中，鮮少有這樣低的文件要求，反而通常是對於空格的擺放、分頁的方式、文字對齊和間距都有極為嚴格的規定，而文件被批准或拒絕很可能就取決於這其中排版的差異，也可能是論文獲得刊登或被期刊退稿的分水嶺。
翻譯一篇正式的學術論文、專業文書或法律文件，需要的遠遠不只是語言的轉化，還需要保證保留原始文件的意圖、確保文化敏感性、避免出現歧異、還要照顧到細枝末節，更需要根據所需要的當地化程度做出調整，最終將格式排版到標準之上，至於要如何同時兼顧上述所有細節和要求？只能尋求有足夠能力的譯者和專業學術翻譯服務了。