來自澳大利亞國立大學的副教授Inger Mewburn專門輔導學生剋服完成博士論文等等取得博士學位過程中的各項挑戰。她創建了一項名為「論文私語（THE THESIS WHISPERER）」的部落格專欄，專注學術論文寫作、學術實踐指導等領域，為碩博生在論文寫作方面提供實用有效的幫助，本部落格已有十年曆史，在許多國家的科研界都有很多讀者，特別受正在攻讀學位的博士學生和碩士學生歡迎。優譯堂取得授權，獨家在台灣推出本專欄，分享Inger老師15年來輔導博士生的經驗。
電子郵件是大學交流的生命線：快速、簡單、無痛……但卻又很容易出錯。
人類是好奇的生物，我們高度社會化，但每個人又各不相同。因此這個社會既充滿愛，但也有很多地位和權力的鬥爭。學術界擁有深厚的中產階級特質，讓自己的言行舉止符合這種社會身份是很大的挑戰，而在學術界發送有效的電子郵件需要更高水平的技能。我們常常覺得寫郵件很容易（簡直太容易了），發送完了之後才發覺——暈，弄錯了！這下好了，惹惱別人了。
給不認識的學者發送電子郵件原因有這麼幾個：
- 就自己當前的專案尋求幫助或反饋。
- 請求幫助，例如請別人進行演示、提供數據或發給自己無法訪問的論文。
- 申請工作。
- 表達敬意並尋求建立聯繫。
電子郵件是學術生活中的重要組成部分，把它做好是至關重要的。以下是我關於如何向忙碌的人發送高效電子郵件的想法。
如果您給我回信，我會很高興收到您的回饋
實話說，我喜歡接到致謝郵件，高興聽到我在物質上、情感上或者智力上幫助了你。學者們普遍喜歡聽到他們的作品被閱讀、欣賞和使用。
即使你以前從未見過此人，也可以毫不猶豫地發送一封表達敬意的電子郵件，這會讓讓世界在這個困難時期變得更加甜蜜一些。
請明確告訴我你想要得到什麼
人們經常抱怨學者不回復電子郵件，這也是事實。不過如果郵件裡沒有明確提出“要求”，那這樣的郵件就很難回復了。
我相信：如果你不問，你就得不到你想要的。我總會回复那些向我真誠提出請求的電子郵件，我很樂意向任何給我發郵件的人提供建議、資源方向和鼓勵。根據我的經驗，大多數學者都樂於助人。但大多數人在管理電子郵件方面確實不如我，所以即使一封情真意切的電子郵件也很容易落到收件箱的末尾並且永遠得不到回复。
如果你要向一位忙碌的人提出請求，請盡可能清楚並且禮貌地提出來，千萬不要兜圈子。如果你對同一個人有多個請求，請發送多封電子郵件。我知道這聽起來更擾人，但相信我：單一請求的電子郵件，更有可能引起注意！
允許別人說不
如果你在發送郵件之前先檢查一下自己的請求，換個角度想想別人是否能按你的要求做，這樣會很有幫助。很多人不喜歡說“不”，所以他們會選擇忽略你的郵件，這樣你就收不到反饋了。
忙碌的人通常也是成功和樂於助人的人。不要害怕與他們接觸，但在提出要求之前請先做一些功課。
如果你想讓別人願意提供幫助，請敞開你的心扉
我很樂意回答利用我的專業知識就可以幫助到的小問題，對我來說甚至是一種樂趣，跟大家分享共同的樂趣是令人愉快的。但是來看一下最近我收到的這封電子郵件：
“……在過去的幾年裡，我一直在運行 [線上專案] 。在此期間，我邀請了數千名不同年齡的人與我分享[一個話題]，並且從中學到了很多。我最近開始在 [我的部落格] 上分享其中的一些見解。我寫的另一篇關於[主題]的文章在[主要網站]發表後，閱讀量超過30萬。顯然人們對這個話題很有興趣。
目前我現在正在寫一本書，暫定名為 [書名]。我的經紀人和我希望能夠向全世界宣傳它。我是你網站的粉絲，並且注意到我研究過的許多主題[我書中的主要部分]與你的讀者感興趣的主題有關……我想邀請你考慮撰寫有關 [我的網絡專案] 的部落格文章，收集有興趣的電子郵件地址然後向出版商證明人們會購買這本書……
……如果你希望等到我的書出版後再寫部落格文章的話，我將非常感謝你允許我在書中提及這一承諾，我目前正在與出版商接洽。 ”
這封郵件確實有一個明確的要求，但是這個要求有點大。這個人本質上是要求我：
- 對他的工作產生興趣，即使我們彼此的工作沒有什麼直接的交集；
- 閱讀他的文章；
- 查看他的材料和以往的部落格文章；
- 將他的工作與我的工作聯繫起來並且寫一篇文章進行推廣，同時還要添加他的郵件列表；
- 承諾支持一本我從未讀過的書，而最終的目的是——幫助他們達成賣書的目標。
我可以很仁慈地認為這個人只是對自己的想法感到興奮，並希望我也感到興奮。但這個郵件顯然沒有起到這樣的效果，它非但引不起我的興趣，還讓我覺得很惱火。我生氣是因為這個人要佔用我大量的時間，而 時間是最寶貴的資源。
但實際上，要說服我比你想像的還要容易……
我常通過線上或我的人脈網絡幫助許多人吸引到眾多關注，從而找到工作或者實現圖書的銷售目標。我喜歡幫助別人，喜歡看到別人在我的幫助下獲得成功，但不要讓我在一封電子郵件中完成所有的工作。相反，你也可以努力影響我，讓我說“不”來實現你的目標。
讓別人能夠說“不”是也是一個強大的技能，比你想像的還要強大得多。
羅伯特·西奧迪尼 (Robert Cialdini) 在其令人嘆服的著作《影響力：說服心理學》中概述了房地產經紀人和汽車銷售人員經常使用的策略，這些策略能讓人們最終消費比預期多得多。其中一個最有效的技巧是先提一個讓人可以輕易拒絕的小問題，然後提出一個讓他們很難拒絕的大問題。我強烈建議你讀這本書，因為它會讓你驚訝地發現，人類是多麼容易被操縱。
對於寫信給我談論他們的出書專案的人，這種策略也會奏效嗎？
他應該首先寫信給我並附上他的短文連結，告訴我為什麼我可能會感興趣並邀請我閱讀，然後等著看我的反應。如果我回信說“文章不錯，挺有意思的。”，他就成功地引起了我的注意。然後他就可以轉向下一個問題——這個問題是設計來讓我說“不”。比如跟我提起他和我有一個類似的部落格並且正在談出書計劃。作為卓有成就的作者，我是否有興趣閱讀提案並提供一些反饋？
其中重要的是，他應該用一種明確的方式來表達請求，也允許我說“不”。比如他可以這麼說：“我知道你很忙，請原諒我的不情之請。我只是想了解你有沒有興趣，希望你可以幫助我評估一下這樣的書會不會獲得成功？”
我可能會拒絕閱讀提案，但是（請注意這個很關鍵）我也會鬆一口氣，因為他讓我很容易和優雅地表達自己的想法。我可能沒有意識到說“不”（除非我讀過 Cialdini 的書），這樣的請求讓我更願意在未來提供更多幫助。
讓我能夠說“不”的策略是很有效的，我常常狠不下這個心，因為我本就是一個樂於助人的人，說“不”也會影響自我觀感。如果你讓我覺得我在這件事上沒有幫到忙，我就會覺得有必要在其他事上提供更多的幫助，因為我需要向自己和他人維持自己的形象。簡而言之，通過讓我很容易地說“不”，你實際上讓我做好了說“是”的準備。下一個問題可能很小——能不能會為出版商審閱這本書？好吧，我發現那篇博文還是很有意思的，而且我之前一直沒有幫助他，我可以用這種形式補償他。
想像一下，如果他這麼做了，一年後我將為出版的書寫序言，並且我們將擁有一段美好的友誼。但事實卻相反，此人收到了一封很酷的“感謝你讓我了解你的專案，但我沒有時間提供幫助。”的電子郵件。
我希望以上一些見解可以幫助你從忙碌的人那裡獲得所需的東西，我也希望有一天能收到你的電子郵件！
本文節錄自：https://thesiswhisperer.com/2021/07/07/cold-call-emailing/
