用甘特圖來強化你的研究專案管理

無論在那一個產業，都要推動一個接一個的計劃，面對專案如麻，必須要有好的專案管理；計劃能否如期達成目標，與專案管理的品質脫離不了關係，專案管理最常見的現象是無法掌控時間，造成進度落後，成本也跟著失控。在學術界也是如此，研究者需推動一個接一個的研究計劃，尤其是需要團隊分工時，有的人需負責主要項目，有的人只占部分人力，參與研究的每位成員什麼時候必須及時配合，這時候，好的專案管理變得很重要。典型的研究計劃之專案管理包括研究目標、時間、風險和成本，專案管理品質左右了研究計劃的成功決定因素；尤其學術研究經常是面對一個未知的領域，對於未發生的事情經常難以掌握，所以更需要一個很好的專案管理模式來加以控管。

專案管理的展開，首先需要制定周詳的計劃，缺乏周詳的計劃可能會阻礙每個工作項目的進行，每個工作項目都是環環相扣，幾乎所有項目都互相牽制，其中最重要的兩個因子是時間和資源。專業經理人(計畫主持人)要以實用的工具來控制時間、拿捏進度，而最常被使用的工具就是甘特圖(Gantt charts)。甘特圖是一種可視化的指南(visual guide)，能為專案經理人節省時間和金錢。內部政策、資金來源、組織運作決定了專案計畫的方式，使專案在推動時能夠發揮作用，而專案管理為計劃提供了成功的保證。

甘特圖根據時間表展開研究計劃。先定義出目標時間，按時間點列出項目活動(activity)或任務(task)，定出里程碑(milestone)。除了可以快速繪製，更能輕鬆更新。因此經常運用於各行各業的專案計劃。活動時間表是一個非常重要的元素，每個任務的時間必須切合實際，給予團隊成員充分的資源和足夠的時間。甘特圖通常以條狀圖來呈現：橫軸代表時間，縱軸代表工作項目，條線則代表工作項目開始與完成的時間，甘特圖可以一目瞭然的呈現出時程。如下圖所示：

從甘特圖可以很清楚的看到任務(工作項目)與時間的關係，讓專案管理者能輕鬆的掌握狀況，一眼就可以看出來何時該進行甚麼工作，評估每項工作處於那種狀態：超前還是落後，是否要作出補救措施。

繪製甘特圖之前，要先做好準備。

首先是要選擇合作研究團隊，好的團隊人員素質才能正確的依照甘特圖遂行任務，千萬不要出現豬隊友，拖垮整個團隊。團隊中的角色要充分溝通，認真計劃主題。甘特圖所呈現的是讓團隊成員有明確的目標和宗旨，讓團隊成員有充分透明的時程表可以審視自己的進度。

甘特圖跟任務與時間兩者有關，因此繪製甘特圖很簡單，就是要掌握任務、資源和時間，依循以下三個步驟，就能輕鬆的詮釋出甘特圖：

步驟一：列出所有工作項目

將專案涉及的每項活動或任務條列出來，也把每個活動或任務的所需時間估計出來，列出其「開始日期」和「預計完成日期」。接下來就是每項任務之間的邏輯關係，最重要的是正確判斷每項工作的特性及先後順序：如果這項工作必須優先完成，後面的工作項目才能進行下去，否則會全部停擺，則這項工作屬於「決定性任務」。如果這項工作依賴於「決定性任務」的工作，則這項工作屬於「依賴性任務」，「依賴性任務」的起始日期是「決定性任務」的完成日期。如果這項工作與其他任務是可以同時進行的，則沒有先後順序的問題，起始日期由專案小組視實際情況來判斷。

舉例來說，在推動一個新專案時，「專案調查」和「專案評估」兩項工作可以同時進行，但是，一定要等評估結束後才能進行啟動專案。因此，「專案評估」就是決定性任務，接著進行的「專案啟動」就是依賴性任務。

步驟二：繪製甘特圖

在繪製甘特圖時，必須與專案小組成員充分討論工作項目及預計時程，並且確認每項工作的依賴與牽制的關係；另外有些關係則是可以並行的，充分掌握這些關係，便可以完善的控制進度。時程是非常重要的，必須取得專案小組成員的共識。在學術的研究當中，每個研究者所扮演的角色都非常吃重，所以專案經理人更顯得重要，他必須對每個重要的角色做有效的連結。為了專案品質，不要縮短重要任務的時間，必須設定重要的里程碑，當作成員短期應該達成的目標。

步驟三：追蹤甘特圖進度

甘特圖定稿後，整個專案的流程就已經非常明朗了，這個計劃就是這個專案的指導方針。但是既定的甘特圖，最怕它不是有效的時間表，因為在學術研究當中，每位研究者面對未知的研究領域，對於自己所能控管的時間，不見得是那麼好掌握。專案經理人要在專案進行期間，追蹤甘特圖的進度，逐一檢視每項工作處於何種狀態：超前還是落後，是否要作出補救措施，將資源盡最大的利用，為如期完成任務來鞏固信心。

整個專案最難的是有效的執行，專業經理人應慎重的面對變化，避免隨機變更，也不要把有缺陷的計畫加進來。利用組織化的工作來面對未知的研究領域，也從組織化的工作找出團隊分工的缺陷，最後可以藉由甘特圖節省時間和金錢。作為一個研究者，有技術和有創造力的是不夠的，還必須認真的去控管專案，而專業經理人占了相當吃重的角色。